L’IA dans l’administration : domaines d’application actuels

Selon l’Institut Fraunhofer, l’intelligence artificielle sera introduite dans cinq domaines de l’administration : la communication externe, le traitement interne, l’aide et l’automatisation de la prise de décision ainsi que pour la capacité de décision en temps réel. (Ilustration: Gregory Gilbert-Lodge)

Que pourrait-on écrire à l’automne 2024 sur l’intelligence artificielle (IA) dans l’administration publique de la manière la plus actuelle, informative et scientifiquement fondée que possible ? Le « moment ChatGPT » mondial remonte déjà à près de deux ans, et de nouveaux acronymes tels que genAI (IA générative), LLM (Large Language Model) ou RAG (Retrieval-Augmented Generation) ont soudainement été introduits dans le langage courant du monde du travail d’aujourd’hui. On peut comparer cela avec le « moment iPhone » en 2007, qui, rétrospectivement, a marqué le début d’une nouvelle ère pour les smartphones.

Allemagne : chatbots, Copilot, IA dans son propre centre de calcul

En Allemagne, la ville de Heidelberg mérite d’être mentionnée : elle avait déjà mis en service la première version du chatbot basé sur l’IA « Lumi » avant ChatGPT en 2022. Depuis, de nombreuses villes et communes allemandes adoptent progressivement cette nouvelle technologie. En mai 2023, avec le lancement de l’assistant IA F13, le Bade-Wurtemberg a été le premier Land allemand à proposer à son administration une intelligence artificielle dans son propre centre de calcul. À partir de l’automne 2024, d’autres Länder devraient pouvoir utiliser le système d’exploitation IA via le réseau du GovTech Campus national.

Fin 2023, de grandes entreprises comme Microsoft ont également introduit « Copilot for Microsoft 365 » en tant que fonction d’IA intégrée pour leurs clients, mais l’utilité réelle de cette solution est encore évaluée différemment par de nombreux utilisateurs et utilisatrices. L’Institut Fraunhofer pour l’économie du travail et l’organisation (IAO) accompagne actuellement l’introduction de Copilot chez Fraunhofer sur le plan scientifique : au bout de cinq semaines, les effets sont de plus en plus positifs avec une moyenne de 15 minutes d’utilisation par semaine par utilisatrice ou utilisateur.

Pour les intelligences artificielles dans le système fédéral, il est intéressant de savoir par qui, à quelle vitesse et dans quels processus les applications s’imposeront dans les administrations des communes, des Länder et au niveau de la fédération. Avec le premier « AI Act » au monde, des conditions-cadres novatrices pour l’économie et l’État ont été créées au niveau européen au printemps 2024. Or, la question de savoir quels acteurs détermineront l’avenir de l’IA et s’ils seront en fin de compte « open source » ou « as-a-service » reste ouverte.

Comment l’IA va s’intégrer dans les administrations – un modèle progressif

En janvier 2020 déjà, l’Institut Fraunhofer (IAO) et l’Université Zeppelin de Friedrichshafen ont publié l’étude de potentiel « Intelligence artificielle dans l’administration publique – champs d’application et scénarios » avec la participation d’une cinquantaine de spécialistes de dix administrations municipales, prestataires de services informatiques et institutions publiques du Bade-Wurtemberg.

Elle devait fournir une vue d’ensemble des capacités et des possibilités d’utilisation de l’intelligence artificielle dans le secteur public, tout en aidant les décideuses et décideurs politiques et administratifs à pondérer les forces, les faiblesses, les opportunités et les risques associés. Dans ce contexte, le point de vue des utilisatrices et utilisateurs issus de l’administration devrait en premier lieu être ancré en tant qu’élément central. En effet, les intelligences artificielles peuvent être utilisées pour différents types de tâches dans les contextes les plus variés. Les technologies et applications de base de l’IA ont montré quelles aptitudes humaines peuvent d’ores et déjà être reprises par l’IA pour accomplir des tâches.

L’accent est mis sur la décharge des collaboratrices et collaborateurs actuels, respectivement de leurs activités, et non sur leur suppression. Dr.-Ing. Steffen Braun

Cinq champs d’application se profilent dans les administrations

Cinq champs d’application illustrent à titre d’exemple, sous la forme d’une sorte de modèle progressif, comment l’intelligence artificielle va probablement s’imposer en tant que moteur de modernisation supplémentaire dans les administrations. L’accent est ici mis sur la décharge des collaboratrices et collaborateurs actuels, respectivement l’allègement de leurs activités et non sur leur suppression :

Niveau 1 : Front-Office – gestion des activités de première ligne basée sur l’IA dans la communication avec les citoyennes et citoyens
Il s’agit par exemple de chatbots simples et d’assistants vocaux personnels, de formulaires intelligents, de robots de service en tant qu’assistants numériques ou de terminaux entièrement automatisés sur place dans les bureaux d’état civil ou les mairies. Des aspects tels que les identités numériques et la gestion sécurisée des données personnelles jouent déjà un rôle important à cet égard.
Niveau 2 : back-office – gestion des activités en arrière-plan basée sur l’IA dans le traitement de dossiers
Cela comprend déjà les processus internes de traitement des données (ou entre autorités) utilisant une IA faible ou forte, qui peut également englober des aspects de la RPA (Robotic Process Automation), c’est-à-dire des processus (partiellement) automatisés. À titre d’exemples d’application, citons la gestion des flux de travail ou l’utilisation de l’IA dans les ressources humaines.
Niveau 3 : aide à la prise de décision – systèmes IA consultatifs
Dans le contexte des processus décisionnels de plus en plus basés sur des données probantes dans les administrations, les décisions basées sur des données et sur des systèmes d’IA gagnent en importance. Les cas de routine peuvent ainsi être traités plus rapidement. Dans des cas particuliers, il est également possible de s’en écarter sans problème en raison d’une grande transparence. Il s’agit par exemple de la planification intelligente des interventions, des modèles prévisionnels ou des processus de maintenance prédictive (« predictive maintenance »).
Niveau 4 : automatisation de la décision – systèmes d’IA décisifs (vérifiables)
Outre l’assistance aux décideuses et décideurs, l’intelligence artificielle est également utilisée pour l’automatisation complète des décisions. L’être humain endosse le rôle d’un examinateur ou d’un gestionnaire et les décisions contraignantes sont prises de manière autonome et donc exclusivement par un système technique. C’est déjà le cas pour les autorisations automatiques au sein de l’administration fiscale.
Niveau 5 : systèmes d’IA décisifs capables de réagir en temps réel (non vérifiables)
Ce niveau est le niveau le plus élevé pouvant être utilisé en tant que solutions logicielles et matérielles. L’identification et la réaction en temps réel sont une condition préalable aux processus administratifs, par exemple dans la gestion des catastrophes, la gestion du trafic ou la prévention des dangers. Cela nécessite des possibilités étendues de contrôle et d’intervention en cas de besoin.

L’intelligence artificielle est venue pour rester. Dr.-Ing. Steffen Braun

Où cela nous mènera-t-il ? L’IA à portée de main

Ce modèle progressif fournit une orientation suffisante pour la pratique administrative dans les petites communes, les grandes villes ou les établissements publics, indiquant où se trouvent nombre d’entre eux à l’heure actuelle et dans quelle mesure les applications IA s’intégreront à l’avenir. Néanmoins, de nombreux scénarios d’avenir sur la manière dont l’intelligence artificielle s’imposera à moyen et long terme doivent encore être discutés. Après tout, chaque technologie doit être façonnée par nous en tant que société.

C’est particulièrement vrai ici, conformément à la loi sur la technologie du philosophe technique Melvin Krantzberg : « La technologie n’est jamais bonne ou mauvaise – elle n’est pas non plus neutre. » Après une certaine incertitude ou « agitation » ces derniers mois, on peut ainsi résumer les aspects suivants : l’intelligence artificielle, notamment sous la forme de grands modèles de langage, est devenue une réalité. Le développement et le degré de maturité des applications IA dans l’économie et l’administration resteront exponentiels et non linéaires. Cela signifie qu’au cours des deux prochaines années, il se passera davantage de choses sur le plan technologique qu’au cours des quatre dernières années. La maîtrise de l’IA et l’« augmentation des performances » grâce à une utilisation intelligente de l’IA deviendront des compétences clés pour les collaboratrices et collaborateurs des administrations de demain. Grâce à des formats appropriés au sein des organisations, les « obstacles à l’entrée » pour les applications IA devraient être réduits au minimum. Dans le cadre de projets de transfert tels que les « studios IA » (soutenus par le ministère fédéral du travail BMAS depuis 2023), les chercheuses et chercheurs de l’Institut Fraunhofer (IAO) rendent visite à des centaines d’entreprises dotées de laboratoires mobiles et de démonstrateurs sur place, forment des comités d’entreprise et transmettent de manière claire leurs connaissances, leurs potentiels et leurs risques.

Enfin, sans la numérisation, il n’est pas possible d’utiliser l’IA de manière intelligente. Il faut des architectures de données claires, des processus numériques continus, les bons spécialistes, de la motivation pour essayer de nouvelles choses et, au final, de bons partenaires pour ne pas devoir toujours et encore réinventer la roue à grands frais.

A propos Dr.-Ing. Steffen Braun

Steffen Braun est directeur adjoint de l’Institut Fraunhofer pour l’économie du travail et l’organisation (IAO) à Stuttgart. De décembre 2016 à mai 2024, il a été membre de la direction et responsable du domaine de recherche « Conception du système urbain » à l’IAO Fraunhofer. Ses recherches se concentrent sur la question de savoir comment les villes, leurs administrations et leurs systèmes urbains peuvent être conçus de manière adaptée au climat, ouvertes aux technologies et flexibles. Il est l’auteur de plus de 40 articles et publications scientifiques.