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Faire des parties concernées des parties prenantes

Markus Kaufmann, Elisa Signer

Les problèmes techniques constituent les principaux obstacles d'un projet informatique, pourrait-on penser. Mais comme nous allons le voir, c'est l’homme lui-même qui joue un rôle fondamental. Jens Piesbergen, directeur du programme «Harmonisation de l'informatique dans la justice pénale (HIJP)», donne un aperçu des succès et des défis inhérents à la mise en œuvre de projets informatiques à grande échelle tels que «Justitia 4.0».

Jens Piesbergen, directeur du programme HIJP, est l'un des moteurs du changement numérique opéré dans la justice pénale. Il sait ce qu'il faut faire pour que ce processus de transformation soit un succès. Pendant vingt ans, Piesbergen a acquis une expérience dans le domaine du développement de logiciels en Suisse et à l'étranger, et a occupé différentes fonctions, jusqu’à celle de directeur. Depuis maintenant trois ans et demi, il il utilise son expertise pour développer le programme HIJP.

Passer de la communication papier à la communication numérique. Tel est, pour simplifier, l’un des objectifs du programme «Harmonisation de l’informatique dans la justice pénale», ou HIJP en abrégé. Au niveau technique, il s’agit de créer une signature numérique valide ou un dossier électronique. Sur le plan organisationnel, cependant, «travailler de manière numérique» signifie avant tout une chose: créer des processus sans ruptures de médias. Dans le système fédéral suisse, cela signifie également créer un processus de travail numérique à partir d'une multitude de documents cantonaux différents (avec la participation de toutes les personnes concernées), qui répond à toutes les préoccupations tout en respectant le cadre juridique. Vu sous cet angle, le principal défi de HIJP est de promouvoir la coopération et la recherche de consensus.

L’objectif du programme HIJP est l’harmonisation au niveau national de l’informatique dans le domaine de la justice pénale. Concrètement, qu’est-ce que cela signifie?
Jens Piesbergen: Nous voulons éliminer les ruptures de médias dans la coopération entre tous les services judiciaires et de poursuites pénales: de la police criminelle, au service d’exécution des peines et au casier judiciaire, en passant par les tribunaux et le ministère public. La plupart des interactions entre ces organes judiciaires s’effectuent aujourd'hui généralement sur papier. C’est donc par là que nous allons commencer: nous souhaitons améliorer les processus, gagner en efficacité et accroître la qualité des données gérées. Le projet d'initialisation «Traitement des dossiers» concerne l'échange de données entre la police criminelle et le ministère public, y compris le système d’exécution des peines et le casier judiciaire, et constitue un point essentiel du programme HIJP, abordé en collaboration avec la police. Le deuxième grand projet stratégique est «Justitia 4.0», qui existe officiellement depuis un an. En outre, le HIJP doit devenir un centre de compétence pour certains sujets.

Quelles tâches faut-il maîtriser dans ces projets?
Le «Traitement des dossiers» est fortement axé sur la technique. Il s’agit ici de négocier et de mettre en œuvre la solution appropriée via le secteur avec des fournisseurs de logiciels. Ce sont surtout des experts qui sont sollicités. S’agissant de «Justitia 4.0», le projet est beaucoup plus politique, car il passe par des piliers de l'État, à savoir l'exécutif et le judiciaire. C'est d'ailleurs le premier projet en Suisse qui concerne conjointement les deuxième et troisième piliers. Nous faisons ici office de «bâtisseurs de ponts». Nous discutons avec des dirigeants et des hommes politiques, mais aussi, de manière plus concrète, avec des experts et des gestionnaires. Finalement, nous souhaitons maîtriser toutes les exigences du futur lieu de travail.

Nous devons investir beaucoup plus dans la communication et la transformation.
Jens Piesbergen, directeur du programme HIJP

Il s’agit donc d’impliquer tous les groupes de parties prenantes?
Exactement. Avec ce projet, nous nous immisçons dans certains processus fondamentaux des autorités judiciaires et de poursuite pénale. Mais nous nous focalisons pour l'instant sur les collaborateurs. Car ce sont eux qui gèrent les processus avec des applications et un support informatique – et qui ressentent le plus le changement. Nous voulons absolument faire des parties «concernées» des parties «prenantes» et nous devons donc créer un processus de travail judicieux pour tous ceux qui sont assis devant un écran et qui interagissent avec une application. Ce n'est que grâce à la participation de toutes les personnes concernées que peuvent s’opérer les changements culturels nécessaires dans les organisations qui exigent un tel processus de transformation. Et c’est ce qui se passe: si, auparavant, ces personnes étaient sceptiques face au changement, aujourd’hui elles sont déjà impatientes de voir les changements à venir et apportent leur contribution et leurs idées.

Principales missions du programme HIJP: promouvoir la collaboration et le consensus. (Illustration: Geraldine Hasler)

Quelle est la particularité d’une tel projet de numérisation dans le contexte d’un système juridique?
En principe, nous pourrions privilégier une approche descendante et acheter des solutions venues d’Allemagne ou d’Autriche, qui sont déjà un peu plus avancées. Il s’ensuivrait un déploiement rapide et le projet serait bouclé en cinq ans. Mais avec cette approche, nous n’aurions aucun appui personnel et politique. En Suisse, nous avons un système fédéral, un principe de milice avec des avantages et des inconvénients: les discussions prennent davantage de temps, mais on finit toujours par trouver une solution viable. Et c’est ce à quoi nous aspirons, grâce à des méthodes modernes de mise en œuvre et de gestion de projets. C'est pourquoi je n'aime pas parler de numérisation, car ce terme est, à mon sens, trop étroit et trop technique. Nous mettons en œuvre une transformation numérique ou, si vous préférez, une gestion du changement. Dans le contexte de la justice pénale, cette transformation ne doit pas seulement avoir lieu dans les esprits, mais doit également se refléter dans les obligations de la législation et dans les directives internes des procureurs généraux et des présidents des tribunaux cantonaux. Nous nous dirigeons vers une communication électronique qui inclut tous les acteurs professionnels du système judiciaire. Il s’agit du premier changement de paradigme. Une décision juridique, qui désigne par exemple le dossier électronique comme dossier principal, constitue le second changement de paradigme.

«Justitia 4.0» est opérationnel depuis un an. Quels succès avez-vous obtenus jusqu’à présent?
Le soutien est là – tant de la part des responsables que des gestionnaires. C’est un succès qu’il ne faut pas sous-estimer. Le fait qu'il n'y ait pas eu de résistance plus importante, opérée via les médias ou les canaux internes, est également dû à notre communication à la fois très ouverte et transparente. Il ne s’agit pas d’une approche «descendante» mais plutôt d’une approche relativement transparente. Par exemple, nous travaillons sur l'acceptation d'une signature numérique officielle afin qu'elle puisse être utilisée avant même la mise en place du dossier électronique complet. Mais pour obtenir de tels succès, il faut le soutien de toutes les parties prenantes. Et c’est là le véritable succès du programme HIJP jusqu’à présent.