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«Une solution banale est insuffisante pour l’enregistrement du temps de travail»

Gregor Patorski, Marc Landis

Lorsque les gens parlent de processus efficaces, ils pensent souvent en premier lieu aux gains de temps qui peuvent être réalisés grâce à l'optimisation des procédures. Cependant, l'exemple évident de l'enregistrement du temps de travail montre que ce n'est pas le seul avantage. L'équipe d'Abacus chez Abraxas aide les administrations et les entreprises à saisir les opportunités du moment.

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Raison 4: Des processus efficaces pour davantage de ressources disponibles

La loi exige l'enregistrement systématique du temps de travail. Entre autres choses, c’est l'enregistrement intégré du temps de travail, des frais de déplacement et des prestations d'Abacus qui s'est imposé sur le marché. Depuis deux bonnes années, Abraxas propose la quasi-totalité du portefeuille de produits d'Abacus. Une équipe d'une bonne vingtaine de spécialistes Abacus chez Abraxas soutient les entreprises, et de plus en plus également, les villes et les communes, dans l'introduction des différentes solutions spécialisées de l'entreprise de logiciels de Wittenbach – y compris dans le domaine de l’enregistrement du temps de travail et des frais de déplacement.

Bien pensé et complet
La solution spécialisée Abacus offre différentes possibilités de saisie et de pointage: via une application, dans le navigateur, au moyen d’un badge ou d’un smartphone. Elle peut être adaptée de manière flexible aux exigences individuelles des clients – modèles de temps de travail, processus et structures organisationnelles. Grâce à l'automatisation des processus permettant d’effectuer des réservations et de viser des demandes, la solution réduit le travail administratif pour l'enregistrement du temps de travail et contribue ainsi à soulager les administrations et les entreprises. Des évaluations complètes de données par simple pression sur un bouton complètent l’étendue des fonctions.

Testé sur le terrain dans le secteur privé …
L'équipe d'Abacus chez Abraxas apporte avec elle une large expérience dans la mise en œuvre de l’enregistrement du temps de travail Abacus dans différentes entreprises. C'est le cas, par exemple, du Lyceum Alpinum à Zuoz. Deux points sont décisifs pour Roman Grossrieder, responsable des finances et des services du lycée: «Premièrement, le large savoir-faire d'Abacus chez Abraxas et deuxièmement, la capacité de répondre à la situation spécifique d'un client, qui permet de transférer de manière efficace et complète les processus existants d'une organisation dans un monde numérisé.»

Les projets de passage au numérique nécessitent de la flexibilité chez les collaborateurs, au niveau du système et chez le partenaire.
Pascal Eichmann, responsable des finances et des impôts de la ville de Bischofszell

... et dans le secteur public
Des villes et des communes se sont aussi déjà laissées convaincre par la compétence de l'équipe d'Abacus chez Abraxas. Par exemple Bischofszell. En 2019, la ville des roses dans le canton de Thurgovie a été cliente pilote dans l’environnement communal pour l'introduction d’Abacus salaires et d’Abacus enregistrement du temps de travail. Pascal Eichmann, responsable des finances et des impôts de la ville de Bischofszell, est convaincu que l'objectif financier suprême pour une administration est d’accomplir les tâches publiques avec une charge fiscale la plus réduite possible pour les habitants. «Les processus économiques constituent ici un facteur clé du succès» Il fallait améliorer les processus d'enregistrement du temps de travail à Bischofszell: «Avant, nous travaillions avec Excel, tout était très manuel», rapporte Eichmann. «Nous avions beaucoup d'étapes manuelles dans le processus qui impliquaient beaucoup d'heures non productives.» Grâce à Abraxas, la ville a maintenant pu exploiter ce potentiel d'efficacité. «Nous avons atteint tous nos objectifs: nous voulions plus d'automatisation, nous voulions effectuer un pas supplémentaire vers l'ère numérique et nous voulions rendre nos processus plus efficaces.» Eichmann estime que le temps gagné grâce à l'enregistrement numérique du temps de travail représente environ 40 à 50 heures par an. Ce gain de temps est particulièrement visible dans le domaine des ressources humaines. Les avantages pour les collaborateurs ne se situent pas tant dans le pointage, mais plutôt dans la disponibilité de soldes de vacances et d’heures supplémentaires mis à jour quotidiennement, ce qui a également largement contribué à l'acceptation.

Ce qui compte: la flexibilité
Pour M. Eichmann, trois facteurs ont été déterminants pour le succès, et il les considère comme des enseignements tirés de ce projet. Il faut de la flexibilité de la part des collaborateurs, au niveau du système et de la part du partenaire. En intégrant les collaborateurs dans le projet dès le début et en leur expliquant les objectifs, on crée chez eux la volonté de s’impliquer dans quelque chose de nouveau. Deuxièmement, la solution choisie doit pouvoir être adaptée aux conditions-cadres existantes. «Vous ne pouvez pas vous contenter de prendre un système banal et de l’appliquer tel quel à une organisation. Il doit être possible de l'adapter. Cela peut être fait sans problème avec l'enregistrement du temps de travail Abacus – par exemple avec nos différents modèles de temps.» Troisièmement, il faut un partenaire innovant et flexible qui cherche toujours à trouver une solution et qui ne l'exclut pas d’emblée: «Avec Abraxas, nous avons trouvé ce partenaire.»